Empresas que aderem à modalidade de regime tributário Simples Nacional possuem inúmeras vantagens, sendo a principal delas as alíquotas reduzidas e as simplificações de procedimentos para cálculo e recolhimento de impostos. O Simples Nacional faz a unificação de diversos impostos, municipais, estaduais e federais em uma única guia de arrecadação e assim facilita um pouco mais as rotinas burocráticas que os empreendedores têm que cumprir.
Neste artigo você vai descobrir tudo que precisa saber sobre o Simples Nacional, desde o dia em que decide aderir ao regime tributário até o recolhimento de impostos, parcelamentos, recuperação de tributos pagos indevidamente, exclusão do regime e inscrições em dívida ativa.
O que é o Simples Nacional?
O regime do Simples Nacional foi criado pela Lei Complementar nº 123/2006 que prevê regras tributárias facilitadas para as empresas que possuem um valor de faturamento anual abaixo de determinada faixa de valor. Inicialmente a legislação previu que as empresas deveriam faturar anualmente abaixo de 3,6 milhões para que pudessem aderir ao regime do simples, contudo, em 2016 a legislação foi atualizada e a faixa de faturamento passou para 4,8 milhões anuais.
Com o Simples Nacional se torna possível pagar 8 tributos diferentes utilizando uma única guia, que unifica o pagamento das seguintes tributações:
- Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Contribuição para o PIS/Pasep;
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
- Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).
Contudo, é preciso ficar atento, pois caso algum destes impostos listados seja oriundo de atividade de importação, haverá o recolhimento de impostos deve ser feito à parte do sistema do Simples Nacional, como é o caso de PIS/Pasep, Cofins e IPI incidentes na importação. Além desta situação, o Simples Nacional não exclui a incidência de outros tributos não listados acima, como por exemplo: Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou Valores Mobiliários (IOF), Imposto sobre a Importação (II), Imposto sobre a Exportação (IE), Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (ITR), entre outros.
Como aderir ao Simples Nacional
Para empresas que já estão em atividade, optantes pelo Lucro Presumido ou Lucro Real, a adesão ao Simples Nacional deve ser feita em janeiro do ano corrente e uma vez que a opção foi deferida produz efeitos à partir do primeiro dia do ano calendário e caso seja solicitado cancelamento, somente terá efeitos para o ano calendário subsequente.
Já para as empresas em início de atividade a adesão ao simples nacional terá de ser obrigatoriamente no prazo de 30 dias do deferimento da inscrição estadual ou municipal, para os casos onde se são exigíveis estas inscrições, não podendo ultrapassar o prazo de 180 dias de abertura do CNPJ. Se uma empresa perder estes prazos de adesão poderá requerer em janeiro do próximo ano.
Quais tipos de empresas podem aderir ao Simples Nacional?
Podem aderir ao regime do Simples Nacional as empresas que não ultrapassem o limite de faturamento anual de 4,8 milhões e se enquadrem nas seguintes categorias:
-EPP: Empresas de Pequeno Porte
-ME: Microempresas
-MEI: Microempreendedores Individuais
-EIRELI: Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada
Além disso, são impedidas de aderir ao simples as empresas que tiverem como sócio outra empresa, ou aquelas que operam no Brasil como uma filial ou representação de empresa estabelecida no exterior. São também impedidas de aderir ao simples nacional as empresas que tiverem no seu quadro de sócio pessoa física que integre outra empresa também optante pelo Simples Nacional e que somados os faturamentos de ambas as empresas seja superior ao teto de 4,8 milhões de reais e empresas que tenham sócios residentes no exterior.
Ainda são impedidas de aderir ao regime tributário empresas que estejam em débito com algum ente da união ou com o INSS, ou que realizem alguma atividade específica e vedada de participação do Simples Nacional como as atividades de: transporte intermunicipal e interestadual de passageiros; geradoras e transmissoras de energia elétrica; importadoras de combustível; produção ou venda de cigarros e armas de fogo; locadoras de mão-de-obra; locação de imóveis; bancos; corretoras de ações; entre outras modalidades.
Exclusão automática do Simples Nacional
Existem diversos motivos que levam à exclusão do Simples Nacional além da inadimplência dos tributos devidos, sendo que algumas alterações no CNPJ da empresa podem levar a exclusão automática da empresa do Simples Nacional, como a alteração de natureza jurídica para sociedade anônima, sociedade empresária em comandita por ações, sociedade em conta de participação ou estabelecimento, no Brasil, de sociedade estrangeira; Inclusão de atividade econômica (CNAE) vedada à opção pelo Simples Nacional; Inclusão de sócio pessoa jurídica; Inclusão de sócio domiciliado no exterior; cisão parcial ou extinção da empresa.
Além destas situações é possível sofrer uma exclusão de ofício do regime do Simples Nacional por outras razões, como por exemplo: deixar de enviar as comunicações obrigatórias; não permitir que se realize fiscalização pela Receita Federal; não emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço, de forma reiterada ou por fraude entre outras situações.
Vale a pena aderir ao Simples Nacional?
Uma vez que a empresa cumpre os requisitos de adesão ao simples nacional a permanência no regime é altamente vantajosa, pois, além de reduzir um pouco da burocracia, a incidência de impostos é menor do que para empresas do lucro real ou presumido. A prova disso é que a quantidade de optantes pelo Simples Nacional cresce a cada ano.
Para se ter uma ideia, em janeiro de 2021 o número total de adeptos da modalidade era mais de 16 milhões e em um intervalo de tempo inferior a um ano, o número total de optantes pelo Simples Nacional saltou para mais de 18 milhões. Ou seja, neste ano de 2021 o número de empresas que aderiam a esta modalidade subiu em mais de 2 milhões, um número bastante expressivo, pois representa um crescimento superior a 10% em menos de um ano, conforme a apuração da Fazenda Nacional.
Como recolher os impostos no Simples Nacional
Todos os meses é necessário informar à Receita Federal os tributos devidos pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, portanto o empresário ou o contador deve acessar o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório (PGDAS) com certificado digital da empresa e efetuar o cálculo dos tributos. Ao fazer os lançamentos no sistema é necessário gerar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) que permite o pagamento nas agências bancárias do imposto devido.
É preciso ficar atento, pois, as informações prestadas no PGDAS têm caráter declaratório, constituindo confissão de dívida e instrumento suficiente para a exigência dos tributos e contribuições que não tenham sido recolhidos após a sua declaração no sistema.
Parcelamento dos débitos do Simples Nacional
É comum que empresários tenham dificuldade em manter o fluxo de caixa ao longo do ano e deixem algumas guias para serem quitadas ao final do ano, quando as vendas tendem a melhorar e as receitas da empresa se normalizam. Contudo, uma vez gerada a DAS e o contribuinte não realizar os pagamentos na data prevista, passam a incidir sobre o débito multa de 2% ao mês.
As guias em atraso podem ser quitadas fazendo um novo cálculo no sistema do Simples Nacional, mas caso a inadimplência permaneça será necessário regularizar a situação tão logo a empresa seja notificada pela Receita Federal, sob pena de ser excluída do Simples Nacional.
A notificação da inadimplência é feita eletronicamente por meio do Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN) que pode ser acessado tanto no Ecac quanto no Sistema do Simples Nacional. Nas notificações enviadas no DTE-SN constam os Termos de Exclusão do Simples Nacional e os Relatórios de Pendências dos contribuintes que possuem débitos com a Receita Federal ou com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) Para evitar a sua exclusão do Simples Nacional as empresas devem regularizar a totalidade dos seus débitos, por meio de pagamento ou parcelamento, no prazo de 30 dias a contar da data de ciência do Termo de Exclusão.
Para fazer a regularização dos débitos atrasados por meio de parcelamento, os contribuintes possuem o mecanismo chamado de Parcelamento Convencional que pode ser solicitado a qualquer tempo para os débitos em cobrança pela Receita Federal no momento do pedido e o parcelamento somente será concedido caso o pagamento da primeira parcela seja realizado, este serviço é garantido pela Lei Complementar de nº 123/2006, onde o parcelamento do Simples Nacional conseguirá ser dividido em até 60 vezes, sempre que o valor mínimo da prestação for de R$ 300,00 ou mais.
O número de parcelas será definido no momento de adesão pelo próprio aplicativo considerando o maior número possível de parcelas, respeitando o valor mínimo da parcela de trezentos reais, não sendo permitido ao contribuinte escolher a quantidade de parcelas.
É importante se atentar quanto aos critérios de rescisão automática, pois ocorrerá a anulação do acordo deste serviço na falta de pagamento de três parcelas consecutivas ou não. Caso ocorra a rescisão por conta da inadimplência, os pagamentos que já foram feitos vão ser descontados (abatidos) do valor total das parcelas inscritas. Assim será apurado o valor total do saldo devedor para que ocorra o prosseguimento da cobrança imediatamente.
É interessante ressaltar que mesmo na hipótese em que ocorra a rescisão do parcelamento existirá a possibilidade de pedir o reparcelamento dos débitos, o qual terá seus valores calculados pelo sistema do Simples Nacional na situação em que os documentos de arrecadação do Simples Nacional da primeira parcela do reparcelamento for emitida.
O reparcelamento só será aceito caso o devedor pague um valor respectivo aos seguintes critérios:
I-Pagar primeira parcela cujo valor seja equivalente a 10% dos débitos consolidados. (Esse percentual é exigido para aqueles que possuem inscrição com apenas 1 parcelamento anterior rescindido)
II-Pagar primeira parcela cujo valor seja equivalente a 20% dos débitos consolidados. (Esse percentual é exigido para aqueles que possuem inscrição com mais de 1 parcelamento anterior rescindido).
Como regularizar débitos do Simples Nacional inscritos em dívida ativa
A dívida ativa se refere aos débitos que são devidos aos órgãos públicos federais, sendo de natureza tributária ou não. Aqueles que aderem o Simples Nacional devem quitar as suas dívidas para que possam continuar usufruindo desta modalidade de regime tributário, contudo, uma vez que os débitos foram incluídos no Cadastro da Dívida Ativa da União (CADIN) a sua regularização e parcelamento passa a ser de competência da da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).
Para a empresa manter a modalidade Simples Nacional é preciso regularizar débitos inscritos em dívidas antes da sua exclusão do Simples Nacional. Uma vez que os débitos foram incluídos no CADIN, haverá novamente a incidência de multas e juros, e as regras de parcelamento permanecem as mesmas previstas para o parcelamento convencional realizado no âmbito da Receita Federal e gerenciadas pelo aplicativo do Simples Nacional.
Entretanto, todo débito inscrito em dívida ativa precisa ser analisado para atestar a legalidade da cobrança, pois é comum que os débitos sejam levados para inscrição em dívida ativa, mas que podem ser regularizados com defesas administrativas e contestações dos lançamentos. Esta situação é aplicável sobretudo para lançamentos de multas e outras situações onde não haja confissões espontâneas pelo contribuinte.
Parcelamento da Dívida Ativa do Simples Nacional por Transação tributária
Antes de pagar ou parcelar os débitos incluídos na Dívida Ativa o devedor precisa avaliar se não existe algum programa de regularização tributária com descontos para o pagamento ou parcelamento dos débitos, pois a publicação de programas de desconto que visam a regularização tributária é uma prática comum movida pela PGFN ou através de projetos de lei tramitados na Câmara de Deputados.
Uma dessas modalidades de parcelamento com desconto é a chamada Transação Tributária que prevê descontos de até 70% do valor da dívida, sendo 100% em multas e juros para parcelamento em até 145 vezes. A transação Tributária é um mecanismo de acordo entre o devedor e o Estado, e é uma ótima maneira do empresário ter menos gastos com o pagamento de seus débitos inscritos em dívida ativa.
A Transação Tributária está disponível até outubro de 2022 e para entender mais sobre Transações Tributárias leia essa outra matéria do Vincet: Entenda mais sobre Transação Tributária e suas vantagens.
Prescrição de dívida do simples nacional
Muita gente acredita que uma vez inscrito em dívida ativa seu débito ficará indefinidamente em cobrança. Porém não é verdade que isto ocorra, a dívida ativa do simples nacional prescreve após transcorrer 5 anos da sua constituição sem que tenha ouvido algum fato que interrompa o prazo prescricional.
O prazo de prescrição da dívida será interrompido sempre que o devedor for citado em razão de despacho do juiz que ordene citação e também pelo protesto judicial ou outro ato que interrompa o prazo prescricional. Valendo ressaltar que atos inequívocos que resultem em reconhecimento do débito pelo devedor também irão interromper o prazo de prescrição da dívida ativa.
Também tem o poder de interromper a prescrição os recursos administrativos apresentados nas Delegacias de Julgamento (DRJ) da Receita Federal do Brasil e os Recursos no CARF (Conselho de Administração de Recursos Fiscais). Antes de fazer qualquer recurso desta natureza é necessário analisar a possibilidade de deferimento das alegações, pois o tempo para que o recurso administrativo seja julgado poderá ser bastante extenso e caso o devedor venha a perder o recurso, haverá incidência de juros durante todo o período em que a cobrança estiver suspensa aguardando decisão.
Após a efetivação da prescrição a cobrança da dívida não será mais cabível pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional. Portanto, caso ocorra o parcelamento ou pagamento do débito após o prazo prescricional, se mantém o direito ao reconhecimento da prescrição, o que permite ao contribuinte restituir os pagamentos efetuados após a prescrição da dívida, referentes aos pagamentos realizados nos últimos 5 anos.
Por outro lado, uma vez parcelado um débito que esteja em vias de prescrição, imediatamente o prazo prescricional se interrompe e sua contagem reinicia do zero após a rescisão do parcelamento. Embora a prescrição ocorra formalmente, é necessário que o devedor faça a comprovação com um recurso administrativo na PGFN que apresente as razões para a prescrição e solicite a baixa da inscrição em dívida ativa.
Recuperação de tributos do Simples Nacional
A recuperação de tributos se trata de um processo judicial ou administrativo que é utilizado para recuperar o valor tributário cobrada indevidamente por algum ente da federação, seja por motivo de cobranças que excedem o valor devido, ou então nas hipóteses venham a ser realizadas tributações ilegais. Sendo assim, qualquer contribuinte que tenha pago imposto em valores maiores que aqueles realmente devidos poderá acionar os mecanismos legais para fazer a restituição destes valores.
A maioria das questões referentes à restituição de valores vai parar na justiça federal, entretanto, no caso do Simples Nacional a restituição de valores poderá ser feita administrativamente para os casos de substituição tributária de ICMS e tributação monofásica de PIS/Pasep. Após a realização do processo de restituição o contribuinte receberá na conta corrente da empresa os valores respectivos ao período de apuração, podendo chegar até os últimos 5 anos.
A maior dificuldade da solicitação de restituição de valores pagos indevidamente é justamente saber se ocorreu tal situação. Com a complexidade que existe referente a cobrança de impostos, dificilmente o contribuinte consegue saber quais valores poderá restituir, sem uma ajuda técnica especializada.
Para saber mais sobre consultorias em áreas ligadas à procedimentos administrativos na Receita Federal, recursos no CARF ou impugnações entre em contato com nossa equipe.